როგორ გამოვწერო ანგარიშ-ფაქტურა RS.ge-ზე
ანგარიშ-ფაქტურის გამოწერა ორი გზით შეიძლება: შემოსავლების სამსახურის კაბინეტიდან ხელით, ან ისეთი პლატფორმიდან, რომელსაც RS.ge-სთან პირდაპირი ინტეგრაცია აქვს. ორივეს განვიხილავთ.
გზა 1 — RS.ge-ის კაბინეტიდან ხელით
შედიხარ rs.ge-ზე, ირჩევ ანგარიშ-ფაქტურების განყოფილებას, ქმნი ახალ ფაქტურას და ავსებ: მყიდველის საიდენტიფიკაციო კოდი, ოპერაციის თარიღი, პოზიციები (დასახელება, ერთეული, რაოდენობა, თანხა), დღგ. საქონლის მიწოდებისას ჯერ ზედნადებს წერ და ფაქტურას მის ნომერს აბამ. ეს გზა უფასოა, მაგრამ ყოველ ფაქტურაზე ყველა ველის ხელით შევსება გიწევს — თვეში ათობით დოკუმენტზე ეს საათებად იქცევა.
გზა 2 — პლატფორმიდან, ინტეგრაციით
INVO.GE-ს RS.ge ინტეგრაციით ფაქტურა ინვოისიდან იწერება: მყიდველი, პოზიციები და თანხები უკვე შეყვანილია — ერთ ღილაკს აჭერ და დოკუმენტი შემოსავლების სამსახურში გადადის. ზედნადებიც სისტემიდანვე იგზავნება და ფაქტურას ავტომატურად ებმის. ისტორია, სტატუსები და გადახდების კონტროლი ერთ ჟურნალშია.
ყოველთვიური ფაქტურები — ავტომატურად
სააბონენტო მომსახურებაზე (ყოველ თვე ერთი და იგივე კლიენტები, ერთი და იგივე თანხა) ფაქტურების ხელით წერა აზრს კარგავს: INVO.GE-ზე ავტომატური ფაქტურა ერთხელ ეწყობა და ყოველ თვეს არჩეულ რიცხვში თვითონ იგზავნება. გადახდების ბადეზე კი ერთი შეხედვით ჩანს, რომელმა კომპანიამ რომელი თვე გადაიხადა და ვის რა ვალი დარჩა — ბანკის ჩარიცხვები ავტომატურად ედარება.
ხშირი შეცდომები
- ფაქტურა ზედნადების გარეშე საქონელზე — მიწოდებას ჯერ ზედნადები სჭირდება, ფაქტურა მას ებმის;
- არასწორი საიდენტიფიკაციო კოდი — ინდ. მეწარმეს 11-ციფრიანი პირადი ნომერი აქვს, კომპანიას 9-ციფრიანი;
- გადახდის კონტროლის გარეშე დატოვება — გამოწერილი ფაქტურა ჯერ არ ნიშნავს ჩარიცხულ თანხას; დავალიანების აღრიცხვა ცალკე პროცესია, რომელიც ავტომატიზაციას საუკეთესოდ ემორჩილება.
რა მოამზადო დაწყებამდე
ანგარიშ-ფაქტურის გამოწერას სამი რამ სჭირდება წინასწარ: (1) RS.ge-ის მომხმარებელი შესაბამისი უფლებებით — ინტეგრაციისთვის ცალკე სერვის-მომხმარებელი (su/sp) იქმნება, რომელსაც მხოლოდ დოკუმენტების გაგზავნის უფლება აქვს და მთავარ პაროლს არ ეხება; (2) მყიდველის ზუსტი საიდენტიფიკაციო კოდი — 9-ციფრიანი კომპანიაზე, 11-ციფრიანი ინდ. მეწარმეზე; (3) გაყიდვის ზუსტი შემადგენლობა — რა არის საქონელი (ზედნადები სჭირდება) და რა მომსახურება (პირდაპირ ფაქტურაში მიდის). ეს სამი რამ რომ მზადაა, თვითონ გამოწერა წამებია.
და ერთი დამატებითი რჩევა: ფაქტურების გამოწერა თვის ბოლოს ერთიანად ნუ დაგროვდება. ყოველ გაყიდვასთან ერთად გამოწერილი დოკუმენტი დეკლარაციის დროს ზედმეტი სტრესისგან გიცავს — ავტომატიზაცია ამ ჩვევას შენს ნაცვლად ინარჩუნებს.
თუ ფაქტურა შეცდომით გამოიწერე — არასწორი თანხა, მყიდველი ან თარიღი — RS.ge კორექტირების მექანიზმს იძლევა: არსებულ ფაქტურაზე კორექტირების ფაქტურა იწერება ან დოკუმენტი უქმდება და ახალი იქმნება. მთავარია, შეცდომა დროულად შენიშნო — ამიტომაც ღირს გაგზავნილი ფაქტურების ჟურნალის რეგულარული გადახედვა, სადაც ყველა დოკუმენტი სტატუსით ჩანს და შეუსაბამობა თვალში მაშინვე ხვდება.
უსაფრთხოებაზეც ორი სიტყვა: ინტეგრაციისთვის RS.ge-ის მთავარი პაროლი არასდროს გამოიყენება — იქმნება ცალკე სერვის-მომხმარებელი შეზღუდული უფლებებით, რომელსაც მხოლოდ დოკუმენტების გაგზავნა-წაკითხვა შეუძლია. მისი გაუქმება ან პაროლის შეცვლა ნებისმიერ დროს შეგიძლია RS.ge-ის კაბინეტიდან, ძირითად ანგარიშზე გავლენის გარეშე — ეს სტანდარტული და უსაფრთხო პრაქტიკაა.
შეჯამება: მოამზადე მონაცემები, აირჩიე გზა — ხელით თუ ინტეგრაციით — და გამოწერა რუტინად აქციე; რაც უფრო ავტომატურია პროცესი, მით ნაკლებია შეცდომა და დეკლარაციისას სტრესი.
დამწყებმა ერთი მარტივი წესი დაიმახსოვრე: ჯერ პატარა, უმნიშვნელო გარიგებაზე გამოსცადე მთელი ჯაჭვი — გამოწერა, გაგზავნა, სტატუსის შემოწმება — და მხოლოდ მერე გადადი დიდ მოცულობაზე; ასე შეცდომებს იაფად ისწავლი.