რა არის ელექტრონული ზედნადები?
ელექტრონული ზედნადები საქონლის მიწოდებisა და ტრანსპორტირების დოკუმენტია, რომელიც შემოსავლების სამსახურის (RS.ge) სისტემაში იწერება. როცა ფიზიკური პროდუქტი გადაადგილდება — საწყობიდან მყიდველთან, ფილიალიდან ფილიალში — ამ მოძრაობას ზედნადები უნდა ახლდეს.
როდის გჭირდება ზედნადები
- საქონლის მიყიდვისას სხვა კომპანიაზე ან ინდ. მეწარმეზე;
- საქონლის ტრანსპორტირებისას — გზაში დოკუმენტი უნდა არსებობდეს;
- შიდა გადაზიდვისას ფილიალებს შორის.
სერვისზე (მომსახურებაზე) ზედნადები არ იწერება — იქ პირდაპირ ანგარიშ-ფაქტურა გამოიყენება.
ზედნადები და ანგარიშ-ფაქტურა ერთად
დღგ-ის გადამხდელებთან გარიგებაზე ზედნადებს ანგარიშ-ფაქტურაც მოსდევს: ჯერ ზედნადები იწერება მიწოდებაზე, შემდეგ ფაქტურა მას ნომრით ებმის. შერეულ გარიგებაზე (საქონელი + მომსახურება) საქონელი ზედნადებით მიდის, ფაქტურა კი ორივეს ფარავს. ამ ლოგიკის ხელით მართვა ადვილად ირევა — ავტომატიზაცია აქ ბევრ შეცდომას იჭერს.
როგორ გამოწერო მარტივად
RS.ge-ის კაბინეტში ზედნადების ყველა ველი ხელით ივსება. INVO.GE-ს ინტეგრაციით კი ზედნადები გაყიდვიდან იწერება — მყიდველი და პოზიციები ავტომატურად გადადის, დოკუმენტი სისტემიდანვე იგზავნება, ანგარიშ-ფაქტურა კი მას თვითონ ებმის. პლუს მარაგები: გაყიდვის ზედნადები ნაშთს აკლებს, შემოსული ზედნადებით საწყობი ივსება — ინვენტარიზაცია ყოველთვის რეალურ სურათს აჩვენებს.
ზედნადების ძირითადი ტიპები
ელექტრონული ზედნადები რამდენიმე სახისაა და ტიპის სწორად არჩევა თავიდანვე მნიშვნელოვანია: ტრანსპორტირებით მიწოდება — ყველაზე გავრცელებული, როცა საქონელი მანქანით მიდის მყიდველთან და დოკუმენტში მანქანის ნომერიც ფიქსირდება; ტრანსპორტირების გარეშე — როცა მყიდველი ადგილზე იბარებს; შიდა გადაზიდვა — საკუთარ საწყობებსა და ფილიალებს შორის გადაადგილება, სადაც მყიდველი არ ფიგურირებს; და დისტრიბუცია — ერთი რეისით რამდენიმე მისამართზე ჩატანა. არასწორი ტიპი ხშირი მიზეზია, რის გამოც დოკუმენტი მოგვიანებით კორექტირებას საჭიროებს.
რატომ არ ღირს ზედნადების გამოტოვება
საქონლის გადაადგილება თანმხლები დოკუმენტის გარეშე შემოწმებისას პრობლემაა — ჯარიმა და საქონლის დაკავების რისკი ბევრად აღემატება იმ ორ წუთს, რაც ზედნადების გამოწერას სჭირდება. თანაც ზედნადებების სისტემატური წარმოება მარაგების სიზუსტესაც ინარჩუნებს: ყოველი გასული და შემოსული პარტია დოკუმენტირებულია, ინვენტარიზაციისას კი ნაშთი რეალობას ემთხვევა. ავტომატიზებულ სისტემაში ეს ორი პროცესი — დოკუმენტი და მარაგი — ერთმანეთზეა გადაბმული და ცალ-ცალკე მოვლა აღარ სჭირდება.
ზედნადები და ანგარიშ-ფაქტურა — თანმიმდევრობა
დღგ-ის გადამხდელებთან გარიგებაზე დოკუმენტების რიგი ასეთია: ჯერ ზედნადები იწერება მიწოდებაზე, შემდეგ ანგარიშ-ფაქტურა, რომელიც ზედნადების ნომერს ავტომატურად იღებს. ეს თანმიმდევრობა RS.ge-ის მოთხოვნაა და მისი დარღვევა — ჯერ ფაქტურა, მერე ზედნადები — დოკუმენტების გადაკეთებას გამოიწვევს. შერეულ გარიგებაზე (საქონელი პლუს მომსახურება) საქონელი ზედნადებით მიდის, ფაქტურა კი მთლიან თანხას ფარავს. ინტეგრირებული სისტემა ამ ლოგიკას თვითონ იცავს: გაყიდვის შემადგენლობის მიხედვით გეუბნება, ჯერ რომელი დოკუმენტია გამოსაწერი და რას მიაბამს მას შემდეგ. ასე ერთი გაყიდვიდან ორივე დოკუმენტი სწორი რიგით, ხელით ჩარევის გარეშე იბადება.
ვინ წერს ზედნადებს? ყოველთვის გამგზავნი მხარე — გამყიდველი ან საქონლის გამგზავნი. მიმღებს კი თავისი როლი აქვს: RS.ge-ის კაბინეტში მიწოდებას ადასტურებს ან უარყოფს. დაუდასტურებელი ზედნადები „გზაში" ჰკიდია და ბუღალტრულადაც გაურკვევლობას ტოვებს, ამიტომ კარგი ჩვევაა როგორც საკუთარი გაგზავნილების, ისე შემოსულების რეგულარული გადახედვა.
შეჯამება: ზედნადები საქონლის ყოველი მოძრაობის სავალდებულო თანმხლებია — სწორად არჩეული ტიპი, დროული გამოწერა და ფაქტურასთან მიბმა სამი წესია, რომელიც შემოწმებისგანაც გიცავს და მარაგსაც წესრიგში ინახავს.
დამწყებთათვის კარგი ამბავი ისაა, რომ ზედნადებთან მუშაობა სწრაფად ჩვევად იქცევა: პირველ კვირაში ტიპების არჩევა უცნაურად ჩანს, მეორეში კი უკვე ავტომატურად ხდება — მით უმეტეს, როცა სისტემა სწორ ვარიანტს თვითონ გთავაზობს.